ปีที่ ๓๘ ฉบับที่ ๒ เมษายน-มิถุนายน ๒๕๕๖

The Journal of the Royal Institute of Thailand Vol. 38 No. 2 April-June 2013 104 การตัดสินใจในรูปคณะกรรมการภาครัฐ ไม รวมถึงองค การมหาชน ถ าต องการให รวมและไม ต องการใช ถ อยคํายืดยาว อาจใช คําว า “ ส วนราชการ และหน วยงานของรัฐ ” “ เจ าหน าที่ของรัฐ ” ก็จะครอบคลุมทั้งหมด ๖ . รายงานการประชุม บันทึกข อความที่จดแจ งรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมเรียกว า “ รายงานการประชุม ” หรือ “ บันทึกการประชุม ” ซึ่งจัดทําแบบใดก็ได สุดแต ประเพณีที่เคยปฏิบัติมา หรือสุดแต ที่ประชุมกําหนด โดย ทั่วไปอาจทําได ดังนี้ ( ๑ ) จดบันทึกโดยละเอียดแบบคําต อคํา (verbatim) ซึ่งทําโดยการถอดจากแถบบันทึกเสียง มักใช กับการประชุมสําคัญระดับนานาชาติหรือระดับชาติซึ่งต องการความชัดเจนทุกถ อยคําเพื่อให ทราบ ถึงเจตนารมณ เช น การประชุมสภาผู แทนราษฎร การพิจารณาร างกฎหมาย ( ๒ ) จดบันทึกแบบย อแต พอให เข าใจ ซึ่งทําโดยการสรุปหรือย อประเด็นที่กรรมการแต ละคน อภิปราย และอาจระบุหรือไม ระบุชื่อผู อภิปรายก็ได ( ๓ ) จดบันทึกแบบสรุปเอาแต มติ ซึ่งทําโดยไม บันทึกการอภิปรายของแต ละคน หากแต สรุป รวบยอดว ามีการอภิปรายว าอย างไร โดยมากใช คําว า “ ที่ประชุมอภิปรายโดยสรุปว า ...” แล วจึงจดบันทึก มติว ามีว าอย างไร ( ๔ ) ไม จดบันทึกใด ๆ วิธีนี้มักใช กับการประชุมบางประเภทที่มีธรรมเนียมว าไม ต องทํารายงาน การประชุม แต ในยุคป จจุบันซึ่งต องการความโปร งใส ความรับผิดรับชอบ การไม จดบันทึกรายงาน การประชุมไม ว ารูปแบบใดไม สู ถูกต องนัก เว นแต เป นการประชุมลับซึ่งอาจละเรื่องบางระเบียบวาระ ที่ลับ หรือแยกทําเป นรายงานการประชุมลับต างหาก แต อย างน อยควรบันทึกชื่อผู เข าร วมประชุม วันเวลาประชุมและสิ้นสุดการประชุม ในบางกรณี การบันทึกว ากรรมการผู ใดมาถึงที่ประชุมเวลาใด และออกนอกประชุมเวลาใด ก็มีความสําคัญ เพราะเกี่ยวกับการหาผู ร วมรับผิดชอบในการพิจารณา และลงมติในระเบียบวาระนั้น ๆ ว ามีผู มีส วนได เสียอยู ร วมการประชุมหรือไม และผู ใดเป น “ ตัวการ ” หรือ “ ผู สมรู ร วมคิด ” บ าง กรณีศึกษา ก . รายงานการประชุมของทางราชการอาจเป นเอกสารที่ผู มีส วนได เสีย เช น ผู ถูกดําเนินการทางวินัย โจทก จําเลย หรือศาลต องการนํามาใช ในทางคดีโดยใช สิทธิตามกฎหมาย ว าด วยข อมูลข าวสารของราชการหรือกฎหมายอื่นได การจดบันทึกรายงานการประชุมจึงควรทําให ถูกต อง สุภาพ และระมัดระวัง ถ าไม ใช การจดบันทึกแบบถอดจากแถบบันทึกเสียง ควรขัดเกลาภาษา ให เรียบร อย สละสลวย และชี้ประเด็นให ผู อภิปรายทราบในเวลารับรองรายงานการประชุมว า ข อความใดอาจหมิ่นเหม ต อการถูกกล าวหาว าเป นการหมิ่นพระบรมเดชานุภาพ หมิ่นประมาท ดูหมิ่น 94-113 Mac9.indd 104 10/8/13 7:18 PM